ORGANISASI MANAJEMEN

Organisasi Manajemen
a. Tipe Organisasi Fungsional
? KELEBIHAN
? Profesioanalisme atau keahlian yang lebih
Karena masing – masing divisi dalam management lebih terfokus dalam menggarap satu bidang saja, sehingga memunculkan orang – orang yang benar – benar berkompeten di bidang tersebut. Keprofesionalitasan dalam bidang ini menjadi salah satu indikator bagaimana organisasi pada umumnya dan masing – masing divisi dalam suatu organisasi pada khususnya berjalan dan sesuai dengan program yang telah dijalankan.
? Lebih bisa mencapai hasil yang maksimal dalam jalur – jalur garis besar program perusahaan yang benar untuk menghindari jika ada kesalahan yang mendasar dalam perusahaan, perusahaan dapat cepat menyelesaikannya.
? Perusahaan lebih produktif
Dengan struktur yang baik dalam bekerja menyebabkan para pekerja semakin giat dalam menjalankan pekerjaannya guna mencapai hasil yang terbaik.
? Memunculkan inovasi – inovasi baru
Karena banyaknya orang – orang yang benar berkompeten di bidang masing – masing bidang, maka akan banyak timbul ide – ide dan kreatifitas serta inovasi – inovasi sehingga perusahaan tidak jalan di tempat dan deadlock bahkan varietas perusahaan menjadi kian beragam.
? Perusahaan lebih bisa berkembang dan maju
Seiring munculnya banyak inovasi – inovasi baru maka perusahaan pun akan cepat berkembang dengan memaksimize setiap tujuan perusahaan dalam mencapai profit yang diharapkan oleh perusahaan.
? KELEMAHAN
? Karena banyaknya orang ahli dan kompeten di bidangnya maka muncul konflik – konflik baik vertikal maupun horizontal, banyaknya orang ahli di masing – masing bidang menimbulkan seringnya gesekan – gesekan opinion maupun ide sangat sering terjadi yang bisa mengganggu stabilitas perusahaan.
? Sulitnya mengontrol perusahaan karena banyaknya bidang dan divisi serta “ ilmuwan – ilmuwan “ di masing – masing bidangnya. Yang akhirnya harus merekrut dewa pengawas perusahaan-perusahaan dalam setiap bidang.
? Penyimpangan – penyimpangan jadi sulit terlacak dan lebih sering terjadi yang bukan mustahil menimbulkan kerugian yang besar pada perusahaan. Karena banyaknya bidang dan divisi yang harus dikontrol sehingga pengawasanpun menjadi lemah.
? Sulit mencari figur pimpinan karena banyaknya orang – orang yang ahli dan berkompeten di bidangnya sehingga sangat sulit menilai karena kedudukan dan peranan yang sama dalam perusahaan.
? Muncul persaingan yang tidak sehat karena masing –masing merasa ahli dan berperan dalam perusahaan. Untuk itu perusahaan harus selektif dalam mencari para ahli dalam setiap bidang yang dipegang.


Terdapat beragam jenis struktur organisasi yang bisa didesain. Tulisan dibawah ini akan menggambarkan beberapa jenis struktur, disertai dengan kekuatan serta keterbatasan dari setiap jenis.
Tipe Struktur Fungsional
Mendesain struktur berdasar fungsi-fungsi yang ada dalam suatu organisasi/divisi/sub divisi. Misal fungsi niaga, fungsi SDM dan fungsi teknik. Tipe ini memiliki kelebihan seperti berikut.
• Mempromosikan ketrampilan yang terspesialisasi
• Mengurangi duplikasi penggunaan sumber daya yang terbatas
• Memberikan kesempatan karir bagi para tenaga ahli spesialis
Dan tipe fungsional ini relevan untuk situasi seperti berikut:
• Lingkungan stabil
• Tugas bersifat rutin dan tidak banyak perubahan terjadi
• Mengutamakan efisiensi dan kapabilitas fungsional
Namun tipe fungsional juga memiliki sejumlah keterbatasan, seperti :
• Menekankan pada rutinitas tugas — kurang memperhatikan aspek strategis jangka panjang
• Menumbuhkan perspektif fungsional yang sempit
• Mengurangi komunikasi dan koordinasi antar fungsi
• Menumbuhkan ketergantungan antar-fungsi — dan kadang membuat koordinasi dan kesesuaian jadwal kerja menjadi sulit dilakukan
Tipe Output-based Structure
Mendesain struktur berdasar output/produk yang dihasilkan oleh unit/bagian organisasi yang bersangkutan.
Kelebihan
• Mendorong akuntabilitas yang lebih besar terhadap hasil akhir (output yang dihasilkan)
• Memungkinkan terjadinya diversifikasi ketrampilan (cross functional skills)
• Koordinasi antar fungsi didalam tiap posisi menjadi lebih mudah
Relevan untuk Situasi:
• Lingkungan tidak stabil
• Ukuran organisasi relatif besar
• Mengutamakan spesialisasi produk/output dan inovasi
Kekurangan
• Berpeluang menggunakan ketrampilan dan sumber daya secara tidak efisien
• Menuntut adanya ‘multiple role’ pada para karyawan sehingga dapat menimbulkan work stress
• Hanya terpaku pada satu produk tertentu (output)
Tipe Struktur Matriks
Mendesain struktur berdasar kombinasi antara tipe fungsional dan tipe output-based.
Kelebihan
• Mendorong penggunaan orang secara fleksibel
• Mengoptimalkan penggunaan sumber daya keahlian yang dimiliki
• Menumbuhkan koordinasi dan integrasi yang kohesif
Relevan untuk Situasi:
• Dorongan untuk mendistribusikan dan membagi sumber daya/kapabilitas
• Fokus pada dual perspectives : keahlian fungsional dan keandalan output
Kekurangan
• Berpeluang menumbuhkan role ambiguity
• Tanpa keseimbangan wewenang antara manajer fungsional dengan output-based coordinator, kinerja akan terganggu
• Memberi kesempatan bagi inkonsistensi permintaan antara fungsional dan output-based people.
Process-based Structure
Mendesain struktur berdasar proses inti yang dilakukan oleh organisasi. Tipe ini lebih menekankan pada relasi lateral dibanding relasi vertikal.
Beberapa Ciri Process-based Structure:
• Struktur ini didesain berdasar tiga hingga enam core process yang dimiliki oleh suatu unit/sub unit organisasi. Struktur tidak didasarkan pada fungsi ataupun output, tapi pada proses.
• Fokus pada tugas/aktivitas yang menciptakan value. Tugas/aktivitas disimplifikasikan dengan cara mengeliminasi tugas-tugas yang non-esensial dan mengurangi tangga hirarki.
• Dalam tipe ini, tim bersifat fundamental. Tim yang bersifat otonom bertanggungjawab untuk mendesain rencana dan mengeksekusinya hingga tuntas.
• Anggota tim memiliki multiple skills
Kelebihan
• Menumbuhkan efisiensi dan speed dalam penyelesaian tugas/pekerjaan
• Mengurangi garis pemisah antar departemen
• Meningkatkan kemampuan untuk melihat total wok flow
• Mengembangkan keterlibatan karyawan
• Mengurangi cost karena less overhead structure
Relevan untuk Situasi:
• Lingkungan organisasi yang selalu berubah
• Memiliki banyak projek yang tidak bersifat rutin
Kekurangan
• Membutuhkan ketrampilan baru untuk mengelola relasi lateral
• Membuka peluang untuk melakukan duplikasi sumber daya dan menciptakan role ambiguity
• Membutuhkan perubahan command-and-control mindset
• Mungkin membutuhkan waktu lama untuk mengambil keputusan secara tim
• Berpeluang tidak efektif jika prosesnya salah diidentifikasi

Struktur Organisasi ( Organizational Structure )
Stuktur organisasi pada setiap perusahaan berbeda-beda bergantung pada budaya dan jenis industri dimana mereka berusaha. Contohnya saja perusahaan konsultan dan perusahaan pertambangan. Struktur organisasi mereka bisa sangat berbeda. Umumnya pada perusahaan konsultan, jabatan tertinggi adalah “partner” sedangkan pada perusahaan tambang bisa CEO. Umumnya stuktur organisasi dapat digolongkan menjadi tiga jenis: Fungsional, Project, dan Organisasi Matrix. Tipe struktur organisasi berpengaruh pada bagaimana komunikasi didalam perusahaan.
Functional Organization ( Organisasi Fungsional )

Organisasi fungsional umum ditemui pada perusahaan-perusahaan yang memproduksi suatu barang. (Kebanyakan perusahaan di Indonesia mungkin menggunakan Functional Organization tapi Saya belum mendapatkan hasil survey tentang ini).
Pada functional organization, semakin besar organisasi, semakin dalam pula hirarkinya dan semakin terspesialisasi pekerjaannya. Semua orang melapor kepada hirarki diatasnya, seterusnya hingga mencapai puncak hirarki (CEO).
Keuntungan dari Functional Organization adalah kesederhanaan dalam komunikasi dan efisiensi proses yang berulang. Kerugiannya bila menghadapi sebuah proyek antar divisi, pergerakan dari tiap anggota tim akan terbatasi oleh sekat-sekat divisi dan manajer proyek dapat merangkap menjadi manajer salah satu divisi yang mengakibatkan keputusannya terpengaruh kedudukannya pada divisi. Kerugian lain dari sistem ini adalah komunikasi menjadi sangat terbatas (umumnya top down) dan kreativitas terbatasi oleh rangkaian persetujuan birokratis.
Projectized Organization ( Organisasi Proyek )

Organisasi proyek seperti ini berfokus hanya saja proyek daripada fungsionalitas. Saya sendiri belum pernah menemukan organisasi besar yang menggunakan tipe organisasi proyek ini. Mungkin tipe organisasi ini ada pada beberapa kelompok konsultan freelancer yang bekerja secara lepas tetapi memiliki seorang koordinator. Manajer proyek memiliki kuasa yang besar selama sebuah proyek berlangsung.
Keuntungan dari tipe organisasi ini adalah kemudahan untuk memasukkan seorang konsultan luar, efisiensi dalam mengerjakan proyek, kemudahan untuk membagikan sumber daya antar proyek, fleksibilitas dan independensi yang besar dari tiap karyawannya.
Kekurangan yang dapat muncul adalah setiap karyawan harus cukup memiliki motivasi, bertanggung jawab, dan terbiasa untuk mengambil inisiatif. Struktur ini tidak terlalu cocok bila perusahaan memiliki banyak aspek administrasi atau operasi.

Matrix Organization ( Organisasi Matrix )

Organisasi Matrix merupakan peleburan dari kedua tipe organisasi diatas. Organisasi Matrix menca ri keseimbangan antara operasional/administrasi dan proyek. Contohnya adalah seorang manajer proyek yang ingin mengerjakan proyek inventory. Tim proyek akan terdiri dari bagian purchasing dan finance.
Organisasi Matrix mempunyai tiga buah sub Organisasi berdasarkan kekuatan manajer proyek dan manajer fungsional.
Manajer Fungsional Manajer Proyek Keterangan
Lemah Kuat Weak Matrix. Manajer proyek memiliki kekuatan besar, peran manajer fungsional berkurang menjadi sekedar orang yang bertanggung jawab untuk menyediakan sumber daya untuk proyek seperti pelatihan anak buahnya.
Menengah Menengah Balanced Matrix. Manajer proyek yang fungsional sama-sama kuat, umumnya membutuhkan komunikasi dan prosedur yang jelas agar tidak saling memperebutkan sumber daya manusia.
Kuat Lemah Strong Matrix. Manajer proyek hanya berfungsi sekedar untuk koordinasi proyek dan dokumentasi. Dia tidak memiliki kekuatan apapun.
Keuntungan yang diberikan tipe organisasi matrix adalah pemanfaatan sumber daya manusia yang efisien, anggota tim mempunyai pekerjaan operasional tetap setelah proyek selesai, sharing pengetahuan antar divisi yang lebih baik dari pada tipe fungsional, dan adanya keterlibatan stakeholder yang kuat.
Kekurangan yang dapat muncul adalah dengan adanya dua buah atasan, karyawan bawah harus melapor pada dua atasan dan hal ini dapat membingungkan. Atasan-atasan dapat memperebutkan karyawan sehingga membingungkan mereka dalam membuat prioritas kerja dan memahami perannya. Prosedur komunikasi dan pemanfaatan sumber daya harus ada dan jelas untuk menghindari kekacauan ini.
Source:
Agile Portfolio Management. Jochen Krebs. 2009
Wikipedia.org (Matrix Organization)